La gestion de contenus à quoi ça sert ?
La gestion de contenus rend possible …
Cela, pour 3 buts concrets :
- Parfaire la connaissance
- Stimuler l’innovation
- Éclairer la prise de décision
À chacun sa gestion de contenus !
Beaucoup de secteurs professionnels utilisent déjà des solutions de gestions de contenus sans que l’on s’en aperçoivent, et pas uniquement dans l’informatique !
Les applications bureautiques ont été conçues dans les années 1980 pour permettre à chacun de créer du contenu numérique. Elles s’appuient sur des fichiers pour stocker les informations produites. Cette technologie montre aujourd’hui ses limites.
Des informations enregistrées en vrac
Les contenus bureautiques d’un document sont enregistrés en vrac dans un fichier, quelle que soit leur nature, sans identification des contenus.
Les systèmes d’exploitation Windows, IOS (Apple) ou Linux prennent en charge la gestion de ces fichiers
1,5 mois de travail perdu pour chacun
L’étude conduite par Dexyde en 2020 auprès de 150 cadres dirigeants français montre que l’utilisation des fichiers nous contraint à passer plus d’une heure par jour à effectuer des opérations non productives.
Nous passons, de fait, nos journées à réaliser des opérations sans valeur ajoutée :
- changer de répertoire,
- chercher le bon fichier, sur le serveur, le poste de travail ou dans la messagerie,
- s’assurer que la version trouvée est bien celle dont on a besoin,
- recréer une information écrasée ou dont on ignore l’existence.
Sur une année, cela représente un mois et demi de temps gaspillé !
Une aiguille dans une botte de foin
Pour permettre leur identification, les fichiers ne portent comme informations que :
- leur nom
- leur date
- leur taille
- leur auteur
- leur répertoire de stockage.
Aucun moyen de savoir s’il existe des doublons des informations contenues dans le fichier, ni même qui a eu accès au contenu de ce fichier et quelles en ont été les modifications.
Faire et défaire, c’est toujours travailler
Les fichiers fonctionnent comme des boîtes hermétiques qui ne communiquent pas entre elles. Cela devient un vrai problème lorsqu’on doit actualiser les contenus.
Lorsque plusieurs fichiers partagent une même information, l’utilisateur doit réaliser l’actualisation manuellement, avec les contraintes de relecture et le risque d’oublis que cela implique.
Etes-vous assuré de bien protéger vos contenus ?
Qui n’a jamais perdu des informations parce qu’il a oublié de sauvegarder son fichier ou qu’il a écrasé une version intermédiaire ?
Les suites bureautiques ne proposent pas de gestions fine de l’accès à l’information par version ou par contenu. Ce qui empêche d’assurer la confidentialité des données.
De plus, les contenus stockés en mode SAAS (Software as a Service), comme Google et Microsoft sont exposés au Cloud Act et à l’article 702 du FISA. Ces dispositions font planner une menace sur les données bureautiques de vos entreprises ou administrations.
Pourquoi abîmer notre planète ?
Aujourd’hui, la consommation d’électricité du numérique représente déjà deux fois la consommation totale de l’Allemagne et nous ne faisons pas assez pour en freiner la croissance. La réplication de l’information devient le cauchemar des DSI et des utilisateurs.
- L’impossibilité de partager des contenus spécifiques contraint l’utilisateur à les répliquer dans chaque document.
- La bureautique actuelle n’autorise pas de modifications à la marge. Toute nouvelle version nécessite la duplication de l’ensemble du document initial puis de sa modification dans le nouveau document
- Démultiplication des documents à chaque diffusion.
Ici, pour l’envoi à deux destinataires, le nombre d’exemplaires du document envoyé à été multiplié par 6.
La gestion de contenus comment ça marche ?
La gestion de contenus bureautiques consiste à centraliser et indexer dans une bibliothèque des informations de tous types (données, tableaux, images, textes, vidéos, graphes, ect …) pour en permettre l’accès en temps réel depuis les environnements Microsoft, Google ou Open Office.
Que permet la gestion de contenus ?
Une productivité inédite !
Création de documents dynamiquement actualisables et des supports synchronisés.
Chacun peut créer des documents actualisables et des supports synchronisés.
Fini les mises à jour fastidieuses et sources d’erreurs.
La gestion de contenus permet de synchroniser des documents Word avec Word, Powerpoint avec Word, Excel avec Word et Powerpoint.
Suivi en temps réel de l’avancée de chaque document.
Le travail en équipe est facilité.
Chacun sait ce qu’il a à faire et contribue au document, sans même avoir à l’ouvrir. Rien n’est oublié.
Avec la gestion de contenus, l’utilisateur sait quelles informations doit contenir le document et en suit en temps réel le remplissage. Des alertes signalent les informations manquantes ou dont une nouvelle version est disponible.
Accès rapide à une information tracée, contextualisée et qualifiée.
Aucune information n’est écrasée.
Pour chaque version, l’utilisateur en connaît l’usage et la diffusion. Ce qui lui permet d’identifier rapidement la version dont il a besoin.
Exemple : Retrouvez en trois clics et avec certitude la version du tableau qui a été envoyée au fisc il y a 3 ans par votre prédécesseur.
L’information participative.
Les experts ont la maîtrise exclusive des bases de données et des applications métiers, informations de référence de l’entreprise.
A l’inverse, la gestion de contenus bureautiques permet à chacun de s’exprimer.
Gérer les contenus des documents bureautiques valorise cette information précieuse et en facilite le partage.
Les idées se développent plus vite, les informations se retrouvent plus facilement, et avec une meilleure sécurité, même lorsqu’une personne est absente ou a changé de poste.
Mettons à l’abris nos secret
Accès restreint aux informations
La gestion de contenus depuis une bibliothèque autorise la mise en place de filtres et d’outils de contrôles des accès aux informations.
Chacun navigue dans l’information à laquelle il a accès et alimente ses documents personnels à partir des contenus partagés avec lui.
Ainsi, les contributeurs n’ont plus besoin d’accéder à votre document pour l’alimenter.
Les avantages du cloud sans les risques ni les dépendances
Plus de risque à travailler dans le cloud !
L’Entreprise ou l’administration prend en main le contrôle de l’information qu’elle produit. Les documents stockés dans le cloud ne conservent plus les contenus. Seule une connexion à la bibliothèque assure l’alimentation de ces documents.
Avec une information conservée en interne, l’organisation passe indifféremment de la suite Microsoft à la suite Google ou Open Office, avec toujours les mêmes fonctionnalités collaboratives et de synchronisation des documents apportées par la gestion de contenus.
Passer à l’écoresponsabilité bureautique et réduisez vos dépenses !
La mutualisation de l’information bureautique divise considérablement les volumes de stockage de l’information.
La gestion de contenus contribue à réduire l’empreinte écologique de l’entreprise et vient soutenir la stratégie RSE de cette dernière.
